BRA_867190_Meeting Coordinator Groups

Make your Move!

We are proud to give our team members ownership over the direction and speed in which they grow – and we are so glad you are interested in continuing to grow with us internally with this opportunity.

Deveres e responsabilidades essenciais específicos do cargo:

Comunicação

- Responder a consultas na caixa postal de suporte a reuniões e na linha de suporte ao programa.

- Coordenar reuniões de equipe. Registrar e distribuir atas.

Consulta ao cliente

- Atuar como consultor para clientes que tenham reuniões que não atendam às qualificações do programa.

- Fornecer treinamento aos patrocinadores de reuniões sobre os processos internos de planejamento do programa de reuniões, incluindo registro, faturamento, esclarecimentos sobre o processo etc.

- Fornecer orientação e suporte sobre o software de reuniões e relatórios

Integridade dos dados

- Responsável pelo controle de qualidade dos dados da reunião. Acompanhamento de inconsistências, informações ausentes, etc.

- Treinar a equipe na entrada de dados, conforme necessário.

- Responsável pela organização e manutenção de todos os arquivos da reunião.

- Responsável pela coordenação e criação de crachás e cartões de tenda mediante solicitação do cliente. Assegurar pedidos adequados de suprimentos de papel de marca.

- Atualizar os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) conforme necessário. Fazer recomendações para melhorias no processo.

Gerenciamento de projetos

- Qualificar todos os detalhes da reunião e atribuir aos membros apropriados da equipe.

Contabilidade

- Reconciliar todos os arquivos e preparar as contas finais dentro dos prazos exigidos. Garantir que todos os campos de dados sejam preenchidos corretamente e que a documentação apropriada esteja no arquivo. Encerrar todos os arquivos, inclusive a entrada de dados, para os planejadores de eventos do cliente.

- Preencher e pesquisar o relatório de reconciliação do cartão P do cliente com precisão e dentro do prazo apropriado.

- Atuar como contato de comissão - incluindo rastreamento, acompanhamento e relatórios.

- Calcular orçamentos para reuniões para fins de qualificação.

Outros:

- Esta descrição de cargo não foi elaborada para conter uma lista abrangente de atividades, deveres ou responsabilidades exigidos para esse cargo. O funcionário pode ser solicitado a desempenhar outras funções e responsabilidades, conforme necessário.

Funções essenciais do cargo: ( Necessário apenas para os EUA - todos os outros países podem excluir)

- Deve ser capaz de comparecer ao trabalho pontualmente e com regularidade

- Deve ser capaz de receber orientações e trabalhar bem com outras pessoas

- Deve ser capaz de trabalhar sob estresse e cumprir prazos

- Deve ser capaz de se concentrar e trabalhar com precisão enquanto cumpre as medidas de produtividade aplicáveis

- Deve ser capaz de mudar de forma produtiva e de lidar com outras tarefas conforme designado

Don’t forget to notify your manager before hitting apply.