BRA_867190_Meeting Coordinator Groups

Resumo da Vaga – Consultor(a) de Eventos

O(a) Consultor(a) de Eventos é responsável por apoiar clientes e a equipe de Operações na execução eficiente de reuniões e eventos, garantindo um alto nível de atendimento ao cliente. Atua de forma consultiva, orientando os clientes sobre os serviços oferecidos, qualificando solicitações de reuniões e assegurando a correta condução dos processos operacionais, administrativos e financeiros relacionados aos eventos.

A posição também envolve atividades de conciliação financeira, preparação de contas finais, gestão de comissões, integridade de dados e funções analíticas. Além disso, é responsável pela coordenação da criação de crachás e cartões de mesa (tenda), conforme necessidade dos eventos.

Principais Responsabilidades

Comunicação

• Responder dúvidas por meio da caixa de e-mail de suporte a eventos e da linha de suporte do programa.
• Coordenar reuniões internas da equipe, incluindo a coleta e distribuição das atas.

Consultoria ao Cliente

• Atuar como consultor(a) junto aos clientes cujos eventos não atendam integralmente aos requisitos do programa.
• Oferecer treinamento aos patrocinadores de eventos sobre os processos internos de planejamento, incluindo registro, faturamento e esclarecimentos operacionais.
• Fornecer orientação e suporte sobre o uso de softwares e relatórios relacionados aos eventos.

Integridade e Gestão de Dados

• Garantir o controle de qualidade dos dados dos eventos, acompanhando inconsistências, informações incompletas ou divergências.
• Treinar a equipe sobre padrões corretos de inserção de dados, quando necessário.
• Organizar, manter e atualizar todos os arquivos relacionados aos eventos.
• Coordenar a criação de crachás e cartões de mesa conforme solicitação do cliente, garantindo o uso adequado de materiais de papelaria com a marca.
• Atualizar os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) e propor melhorias contínuas nos processos.

Gestão de Projetos

• Qualificar todos os detalhes dos eventos e direcionar as demandas aos membros apropriados da equipe de Operações.

Contabilidade e Controle Financeiro

• Realizar a reconciliação dos eventos e preparar as contas finais dentro dos prazos estabelecidos.
• Garantir o correto preenchimento dos dados e a inclusão da documentação necessária nos arquivos.
• Encerrar formalmente os arquivos dos eventos, incluindo lançamento e validação das informações para os organizadores do cliente.
• Preparar e revisar relatórios de reconciliação de cartões do cliente dentro do prazo definido.
• Atuar como ponto focal para a gestão de comissões, incluindo acompanhamento, controle e relatórios.
• Calcular orçamentos de eventos para fins de qualificação e planejamento.

Outras Atividades

• Esta descrição de cargo não contempla todas as atividades do cargo. O(a) profissional poderá ser solicitado(a) a executar outras tarefas correlatas, conforme necessidade.