BRA_860000_Meeting Coordinator Groups

Make your Move!

We are proud to give our team members ownership over the direction and speed in which they grow – and we are so glad you are interested in continuing to grow with us internally with this opportunity.

Account/Department: Events 

Tarefas e responsabilidades específicas do cargo:

Comunicação

• Responder a perguntas na caixa de correio de suporte a reuniões, bem como na linha de suporte ao programa.

• Coordenar reuniões de equipe. Redigir e distribuir atas.

Consultoria ao cliente

• Atuar como consultor para clientes que tenham reuniões que não atendam aos requisitos do programa.

• Oferecer treinamento aos patrocinadores das reuniões sobre os processos internos de planejamento do programa de reuniões, incluindo registro, faturamento, esclarecimentos sobre o processo, etc.

• Fornecer orientação e suporte sobre o software de reuniões e relatórios

Integridade dos dados

• Responsável pelo controle de qualidade dos dados das reuniões. Acompanhar inconsistências, informações ausentes, etc.

• Treinar a equipe sobre entrada de dados, conforme necessário.

• Responsável pela organização e manutenção de todos os arquivos das reuniões.

• Responsável pela coordenação e criação de crachás e cartões de identificação, mediante solicitação do cliente. Garantir pedidos adequados de papel com a marca da empresa.

• Atualizar os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) conforme necessário. Fazer recomendações para melhorias nos processos.

Gerenciamento de projetos

• Qualificar todos os detalhes da reunião e atribuí-los aos membros da equipe apropriados.

Contabilidade

• Reconciliar todos os arquivos e preparar as contas finais dentro dos prazos exigidos. Garantir que todos os campos de dados estejam preenchidos corretamente e que a documentação apropriada esteja no arquivo. Fechar todos os arquivos, incluindo a entrada de dados, para os planejadores de eventos do cliente.

• Concluir e pesquisar o relatório de reconciliação do cartão de crédito do cliente com precisão e dentro do prazo adequado.

• Atuar como contato para comissões, incluindo rastreamento, acompanhamento e relatórios.

• Calcular orçamentos para reuniões para fins de qualificação.

Don’t forget to notify your manager before hitting apply.