Meeting Coordinator

About Us:

At BCD Meetings & Events (BCD M&E), we provide more than meeting and event planning services: we create connections that inspire, motivate and change behavior for our customers. As the world’s most trusted and innovative meetings and events agency, BCD M&E cultivates a culture of people, passion and purpose to drive business forward. 

Headquartered in Chicago, with locations in 60+ countries across the world, BCD M&E’s team of 2,000+ people are committed to sustainability and driving success for our customers, our business and ourselves. Our values are at the heart of everything we do, and we look for people that want to be a part of something special, can rise to our standards and love to bring their unique perspective to the table.

While we can’t guarantee every day will be the best (who can?), we can promise a community of people who genuinely care and lead with empathy, a flexible workplace with awesome perks and challenging work that means something. 

See what life is about at BCD M&E at bcdme.com/careers

Coordinateur(trice) de réunions

CDI, temps plein, mode hybride ou télétravail, Paris

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) de réunions hautement organisé(e) et rigoureux(se) pour accompagner la planification et la mise en œuvre de la logistique des réunions d’experts et d’intervenants.

En tant que Coordinateur(trice) de réunions, vous serez responsable de la coordination des participants, du suivi budgétaire, de l’organisation des déplacements et de la logistique événementielle, tout en garantissant le respect des règles de conformité locales et internationales.

Vous jouerez un rôle clé dans la création d’une expérience fluide et professionnelle pour les professionnels de santé (HCP), les clients et les équipes internes, en assurant la gestion des communications, la coordination des besoins en matière de voyages et d’hébergement, ainsi que la fiabilité des données dans des plateformes technologiques événementielles telles que Cvent.

Si vous êtes passionné(e) par l’événementiel et aimez aider les équipes à offrir des expériences exceptionnelles dans un environnement dynamique, ce poste est fait pour vous !

En tant que Coordinateur(trice) de réunions, vous devrez :

Coordination avec les professionnels de santé et les fournisseurs

• Gérer les communications avec les professionnels de santé (HCP) pour le compte du client
•  afin d’assurer une participation fluide aux réunions
• Coordonner les arrangements logistiques, notamment de transports aérien et de transport terrestre national et international et des hébergements hôteliers, conformément aux contraintes budgétaires et aux exigences de conformité
• Travailler en étroite collaboration avec l’agence de voyages agréée (TMC) afin d’organiser les déplacements aériens et terrestres
• Collaborer avec Cegedim pour confirmer les informations des HCP et valider les itinéraires dans le cadre des obligations de déclaration auprès des autorités locales
• Fournir des mises à jour régulières sur les inscriptions des participants, ainsi que des rapports de suivi et d’avancement

Technologie événementielle & gestion des donnée

• Utiliser d’outils technologiques tels que Cvent pour la gestion des participants et la maintenance des données
• Importer et maintenir avec précision les données des participants et du budget
• Superviser les communications de confirmation finale ainsi que les mises à jour logistiques destinées aux participants

Partenariat client & interne

• Agir en tant que principal point de contact client pour les aspects logistiques liés à la participation aux congrès locaux
• Vérifier les budgets locaux afin d’en assurer l’exactitude et la conformité
• Assister les clients dans leurs questions relatives à l’inscription et à l’hébergement
• Collaborer avec les équipes internes de planification, les Opérations, BCD M&E, BCD Travel, ainsi qu’avec les partenaires externes, afin d’assurer une prestation de services conforme et réalisée dans les délais impartis
• Maintien d’un haut niveau de professionnalisme et d’intégrité dans toutes les communications
• Gestion simultanée de plusieurs projets tout en respectant chaque échéance avec précision
• Anticipation des difficultés et résolution proactive des problèmes afin de garantir un déroulement sans faille

Vous auriez dû :

• Expérience en organisation de congrès, gestion de clients ou gestion des participants
• Solides compétences en service client et capacité à travailler au sein d’une équipe internationale
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint)
• Excellentes compétences en communication, grand souci du détail et fortes capacités organisationnelles
• Vous êtes très organisé(e), patient(e), persévérant(e) et orienté(e) solutions
• Vous êtes à l’aise avec la gestion de multiples priorités et échéances
• Une expérience dans l’industrie pharmaceutique et une connaissance de Cvent sont un atout
• Connaissance du secteur du voyage
• Maîtrise du français et de l’anglais en communication orale et écrite

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Meeting Coordinator

About the role:

We’re looking for a highly organized and detail-oriented Meeting Coordinator to support the planning and execution of expert and speaker meeting logistics. In this role, you’ll take ownership of attendee coordination, budget support, travel arrangements, and event logistics while ensuring full compliance with local and global guidelines.

You’ll play a key role in creating a seamless experience for Healthcare Professionals (HCPs), clients, and internal teams by managing communications, coordinating travel and accommodation needs, and overseeing data accuracy in event technology platforms such as Cvent.

This is an ideal opportunity for someone who thrives in a fast-paced environment, enjoys managing multiple moving parts, and takes pride in delivering excellent service with precision and professionalism.

As Meeting Coordinator, you will:

HCP & Supplier Coordination

• Manage direct communication with Healthcare Professionals on behalf of the client, collecting key details required for meeting attendance
• Coordinate hotel, travel, and domestic ground transportation arrangements in line with budget and compliance requirements
• Work closely with the approved travel provider (TMC) to secure air and ground travel
• Partner with Cegedim to confirm HCP details and validate itineraries for local authority declaration requirements
• Provide regular attendee registration updates and status reports

Event Technology & Data Management

• Manage attendee information in Cvent, including registration, hotel, and reporting modules
• Import and maintain attendee and budget data accurately
• Oversee final confirmation communications and attendee logistics updates
• Maintain accurate reporting and savings data at all times

Client & Internal Partnership

• Serve as the primary client contact for logistical arrangements related to local congress attendance
• Review local budgets for accuracy and compliance
• Communicate key deadlines and planning milestones clearly to clients
• Support client questions related to registration and housing
• Collaborate with internal planning teams, Operations, BCD M&E, BCD Travel, and external partners to ensure timely, compliant service delivery

You have:

• Proven experience in congress/convention planning or event management and/or attendee management
• Travel industry knowledge or experience
• Strong customer service skills
• Proficiency in Microsoft Office
• Excellent communication skills, attention to detail, and organizational ability
• Experience in the pharmaceutical industry is a strong advantage
• Experience using Cvent a plus

• You’re highly organized, patient, persistent, and solutions-focused
• You’re comfortable managing multiple priorities and deadlines
• You communicate clearly and professionally with a wide range of stakeholders

THE PERKS

Flexible Working

We believe that a flexible working environment is key to getting the best out of our teams. We will support you to work where you need to and when you need to, depending on how you work best.

Room to Grow

Our line of work and business structure challenge our people in a way that inspires growth, with learning and development built into every role. We give individuals ownership over the direction and speed in which they grow.

Everyone has a voice

We thrive on conversations that spark curiosity and empathy. No matter how big or how small, every voice is heard, considered and respected.

Make your move

The diversity of roles across BCD M&E’s global locations means that our people often find new adventures during their time with us. Join us as a meeting planner role in the UK, stay for a global marketing career — there’s always room to move.

We’ve got you covered

Our extensive benefits include comprehensive healthcare, retirement plans, continued education support, diverse work locations, travel and hotel discounts, volunteer and sustainability opportunities and a successful employee recognition program.

We’re positive. You’ll love it.

It starts from the top. Our leaders lead with positivity, believe in our people and trust us to do the right thing. There will always be support along your journey, in little and big ways.

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