Meeting Coordinator Groups

About Us:

At BCD Meetings & Events (BCD M&E), we provide more than meeting and event planning services: we create connections that inspire, motivate and change behavior for our customers. As the world’s most trusted and innovative meetings and events agency, BCD M&E cultivates a culture of people, passion and purpose to drive business forward. 

Headquartered in Chicago, with locations in 60+ countries across the world, BCD M&E’s team of 2,000+ people are committed to sustainability and driving success for our customers, our business and ourselves. Our values are at the heart of everything we do, and we look for people that want to be a part of something special, can rise to our standards and love to bring their unique perspective to the table.

While we can’t guarantee every day will be the best (who can?), we can promise a community of people who genuinely care and lead with empathy, a flexible workplace with awesome perks and challenging work that means something. 

See what life is about at BCD M&E at bcdme.com/careers

Modalidad: híbrido

Resumen del puesto:

El Meeting Coordinator apoya al equipo de operaciones en la ejecución de reuniones y eventos, asegurando un alto nivel de servicio al cliente. Sus responsabilidades incluyen tareas administrativas, seguimiento de SLAs, gestión de bases de datos, solicitudes de pago, rendiciones y conciliación de eventos. Además, debe garantizar la correcta documentación en plataformas como Smartsheet o Cvent, supervisar tareas administrativas y brindar soporte al líder y equipos para cumplir con los procesos y objetivos establecidos por BCD y el cliente.

Funciones:

Comunicación: Responder a las consultas administrativas y de apoyo al equipo de eventos con respecto a los eventos.

Consulta de equipo.

• Impartir formación al equipo de eventos sobre los procesos administrativos internos de planificación del programa de reuniones, así como, las aclaraciones de procesos, dudas con respecto, etc.

• Proporcionar orientación y apoyo sobre el software de reuniones (SmartSheet, Cvent, etc) y la elaboración de informes de ser solicitados.

Integridad de los datos

• Responsable del control de calidad de los datos de los eventos. Seguimiento de incoherencias, falta de información, etc.
• Formar al equipo en la introducción de datos cuando sea necesario.
• Dar seguimiento con los MP con respecto a la organización y el mantenimiento de todos los archivos en las carpetas de cada evento.
• Formular recomendaciones para mejorar los procesos

Gestión de proyectos

• Apoya a lograr los objetivos del cliente relacionados a el seguimiento de KPI´s , cumplimiento de SLA´s, asegurar reportes varios, seguimiento matriz de eventos, etc
• Gestión y seguimiento diario a cambio de estatus establecidos en la herramienta de gestión de eventos SmartSheet y/o Cvent, etc, de acuerdo a los SLA´s establecidos por el cliente.
• El MC es un facilitador para el equipo de eventos en el proceso del envío de la información que requieran las diferentes áreas
• Apoyo en procesos administrativos en general como: Seguimiento a facturas con proveedores, apertura y/o solicitud de IDs de grupo, proceso de alta de pagos
• Elaboración y cruce de reportes varios entre plataformas de BCD y el Cliente.
• Refuerzo en la capacitación a los MP en el proceso de armado y envió de información

Contabilidad

• Asegurarse de que todos los campos de datos en Smartsheet y/o Cvent, etc , se rellenan correctamente y de que los expedientes contienen la documentación adecuada. Apoyar en cerrar todos los expedientes del cliente, incluida la introducción de datos, para los MP
• Actuar como enlace para lo que incluye el seguimiento y la elaboración de informes.

Otros

• Esta descripción del puesto no pretende contener una lista exhaustiva de las actividades, obligaciones o responsabilidades que se requieren para este puesto.  Puede pedirse al empleado que desempeñe otras funciones y responsabilidades, según sea necesario. Las tareas, obligaciones y responsabilidades son explicativas y no excluyentes.

Funciones

• Debe poder acudir al trabajo con puntualidad y regularidad
• Debe ser capaz de aceptar instrucciones y trabajar bien con los demás.
• Debe ser capaz de trabajar bajo presión y cumplir los plazos.
• Debe ser capaz de concentrarse y rendir con precisión al tiempo que cumple las medidas de productividad aplicables.
• Debe ser capaz de cambiar de forma productiva y realizar otras tareas que se le asignen

Requisitos:

• Se requiere una sólida experiencia previa en atención al cliente y/o puestos administrativos.
• Dominio de Microsoft Office, principalmente Excel.
• Se prefiere la experiencia en el sector.
• Gran capacidad de organización.
• Excelentes aptitudes de atención al cliente.
• Capacidad para comunicarse eficazmente tanto verbalmente como por escrito.
• Excelentes habilidades de comunicación
• Capacidad eficaz de gestión del tiempo, con gran habilidad para gestionar múltiples proyectos y calendarios.
• Capacidad para trabajar bien bajo presión y adaptarse a situaciones en constante cambio; capacidad para responder al cambio.
• Gran atención al detalle.
• Capacidad para poner en marcha nuevas ideas.

THE PERKS

Flexible Working

We believe that a flexible working environment is key to getting the best out of our teams. We will support you to work where you need to and when you need to, depending on how you work best.

Room to Grow

Our line of work and business structure challenge our people in a way that inspires growth, with learning and development built into every role. We give individuals ownership over the direction and speed in which they grow.

Everyone has a voice

We thrive on conversations that spark curiosity and empathy. No matter how big or how small, every voice is heard, considered and respected.

Make your move

The diversity of roles across BCD M&E’s global locations means that our people often find new adventures during their time with us. Join us as a meeting planner role in the UK, stay for a global marketing career — there’s always room to move.

We’ve got you covered

Our extensive benefits include comprehensive healthcare, retirement plans, continued education support, diverse work locations, travel and hotel discounts, volunteer and sustainability opportunities and a successful employee recognition program.

We’re positive. You’ll love it.

It starts from the top. Our leaders lead with positivity, believe in our people and trust us to do the right thing. There will always be support along your journey, in little and big ways.

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