COL_11570087_Meeting Coordinator Groups

Resumen del puesto: 

El Meeting Coordinator apoya al equipo de operaciones de Argentina en la ejecución de reuniones y eventos, asegurando un alto nivel de servicio al cliente. Sus responsabilidades incluyen tareas administrativas, seguimiento de SLAs, gestión de bases de datos, solicitudes de pago, rendiciones y conciliación de eventos. Además, debe garantizar la correcta documentación en plataformas como Smartsheet o Cvent, supervisar tareas administrativas y brindar soporte al líder y equipos para cumplir con los procesos y objetivos establecidos por BCD y el cliente. 

Funciones: 

Comunicación: Responder a las consultas administrativas y de apoyo al equipo de eventos con respecto a los eventos. 

Consulta de equipo. 

• Impartir formación al equipo de eventos sobre los procesos administrativos internos de planificación del programa de reuniones, así como, las aclaraciones de procesos, dudas con respecto, etc. 

• Proporcionar orientación y apoyo sobre el software de reuniones (SmartSheet, Cvent, etc) y la elaboración de informes de ser solicitados. 

Integridad de los datos 

• Responsable del control de calidad de los datos de los eventos. Seguimiento de incoherencias, falta de información, etc. 

• Formar al equipo en la introducción de datos cuando sea necesario. 

• Dar seguimiento con los MP con respecto a la organización y el mantenimiento de todos los archivos en las carpetas de cada evento. 

• Formular recomendaciones para mejorar los procesos 

Gestión de proyectos 

• Apoya a lograr los objetivos del cliente relacionados a el seguimiento de KPI´s , cumplimiento de SLA´s, asegurar reportes varios, seguimiento matriz de eventos, etc 

• Gestión y seguimiento diario a cambio de estatus establecidos en la herramienta de gestión de eventos SmartSheet y/o Cvent, etc, de acuerdo a los SLA´s establecidos por el cliente. 

• El MC es un facilitador para el equipo de eventos en el proceso del envío de la información que requieran las diferentes áreas 

• Apoyo en procesos administrativos en general como: Seguimiento a facturas con proveedores, apertura y/o solicitud de IDs de grupo, proceso de alta de pagos 

• Elaboración y cruce de reportes varios entre plataformas de BCD y el Cliente. 

• Refuerzo en la capacitación a los MP en el proceso de armado y envió de información 

Contabilidad 

• Asegurarse de que todos los campos de datos en Smartsheet y/o Cvent, etc , se rellenan correctamente y de que los expedientes contienen la documentación adecuada. Apoyar en cerrar todos los expedientes del cliente, incluida la introducción de datos, para los MP 

• Actuar como enlace para lo que incluye el seguimiento y la elaboración de informes. 

Otros 

• Esta descripción del puesto no pretende contener una lista exhaustiva de las actividades, obligaciones o responsabilidades que se requieren para este puesto.  Puede pedirse al empleado que desempeñe otras funciones y responsabilidades, según sea necesario. Las tareas, obligaciones y responsabilidades son explicativas y no excluyentes. 

Funciones 

• Debe poder acudir al trabajo con puntualidad y regularidad 

• Debe ser capaz de aceptar instrucciones y trabajar bien con los demás. 

• Debe ser capaz de trabajar bajo presión y cumplir los plazos. 

• Debe ser capaz de concentrarse y rendir con precisión al tiempo que cumple las medidas de productividad aplicables. 

• Debe ser capaz de cambiar de forma productiva y realizar otras tareas que se le asignen 

Requisitos: 

• Se requiere una sólida experiencia previa en atención al cliente y/o puestos administrativos. 

• Dominio de Microsoft Office, principalmente Excel. 

• Se prefiere la experiencia en el sector. 

• Gran capacidad de organización. 

• Excelentes aptitudes de atención al cliente. 

• Capacidad para comunicarse eficazmente tanto verbalmente como por escrito. 

• Excelentes habilidades de comunicación 

• Capacidad eficaz de gestión del tiempo, con gran habilidad para gestionar múltiples proyectos y calendarios. 

• Capacidad para trabajar bien bajo presión y adaptarse a situaciones en constante cambio; capacidad para responder al cambio. 

• Gran atención al detalle. 

• Capacidad para poner en marcha nuevas ideas.